ビジネス文書,ビジネス封筒宛名,御中書き方

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ビジネス文書の封筒の宛名(御中と様など)の正しい書き方

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手紙

ビジネス文書を郵送する場合は印刷した宛名シールを使うことが多いですが、手書きのケースもあります。○○様の「様」や「御中」はどこに書けばいいのでしょうか?相手の肩書や部署はどこ?印刷する場合でも手書きの場合でも、いざというときに困らないために郵便物の宛名のマナーを知っておきましょう。

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宛名の位置はどのあたりが正しいの?

宛名を印刷する場合でも手紙の場合でも、どこに相手の名前を書けばいいのか…いざとなると戸惑ってしまいますね。
「絶対こうでなきゃダメ」という厳格なルールはありませんが、一般的な方法をご紹介します。

相手の名前は封筒の真ん中が基本

封筒を縦にした場合(縦書き)と横にした場合(横書き)では宛名を書く場所や文字のバランスが異なると考えている方が多いかも知れません。しかし、ルールは1つです。
封筒の真ん中に相手の名前を書きます。
名前の文字は住所よりも大きく、書き出しは住所から1文字分下げた位置から始まるように書きます。

住所と社名のバランス

住所の書き出しから1文字分下げた位置から社名を書き始めます。

文字の大きさは
住所<社名<相手の名前
の順に大きくします。

社名は(株)と略さずに「株式会社○○」と書くのが正式です。
また、前株(株式会社○○)と後株(○○株式会社)のように株式会社がつく位置が会社によって異なります。
間違えないようにしましょう。


東京都港区赤坂5丁目○○-○
 海山商事株式会社
  遠山明様


様と御中はどう使い分ける?

「御中」とは送り先が会社や部署、団体など個人ではない場合に使うものです。
(例)○○株式会社 御中
○○株式会社 営業部 御中
このように送る相手を特定していないので、「御中」と書かれた郵便物はその団体や部署の人なら誰が開封してもいいと判断されます。

一方、様は相手が個人の場合に使います。
(例)○○株式会社 営業部 田中次郎様

なお、営業部御中 田中次郎様
御中と様を重ねて書くのは誤りです

返信用封筒や返信用はがきの「行」は「御中」に変える

先方から送付された郵便物の返信用封筒や返信用はがきを返送する場合、あらかじめ「○○株式会社 行」と書かれている場合があります。
これは先方がへりくだってそう書いているのですが、これをそのまま返送すると失礼にあたります。
相手に敬意を示す意味でも「行」を「御中」(または様)に書き換えます。

ただし、修正ペンで消したり、黒のマジックで塗りつぶしたりするのはNGです。
「相手の書き間違いを修正しましたよ」と受け取られる可能性があるためです。

行の消し方
(縦書きの場合)行の上から縦の2本線または斜めの2本線で消す
(横書きの場合)行の上から横の2本線または斜めの2本線で消す

御中(または様)の書き方
(縦書きの場合)消した「行」の下または左側
(横書きの場合)消した「行」の右側

(ただし、封筒のバランスなどを見て位置を少し変えるのはかまいません)

役職名をつける場合の書き方

役職がわかっている場合は記入します。
○○株式会社 営業部長の田中次郎さんに送る場合は次の2パターンがあります。
なお、社名と同じ行に役職名を書くのではなく、改行します。

1.○○株式会社(改行) 営業部長 田中次郎様
2.○○株式会社(改行) 営業部 田中次郎部長

ただし、○○株式会社(改行) 営業部 田中次郎部長様と書くのは「部長」という敬称と様が重なっているので避けた方が無難です。

営業部 田中部長様
と名前を省略するのはNGです。フルネームがわからない場合以外は、必ず姓と名前の両方を書きましょう。
また昇格して役職名が変わっている場合があります。最新の名刺などで確認しておきましょう。

●「先生」という敬称はOK
医師や弁護士、教授、教師、講師、会計士などに宛てる場合は「様」の代わりに「先生」と書いてもかまいません。
その場合は
田中次郎先生様
としないように気をつけましょう。

●気付の使い方を知ろう
相手が所属する社内にいなくて一時的にどこかに滞在しているする場合は「気付」を使います。
(例)○○株式会社の田中次郎部長が△△株式会社の九州事業所に応援に行っている場合

(住所)福岡県福岡市博多区●●(←△△株式会社の住所)
(滞在先の社名)△△株式会社 九州事業所 気付
(相手の所属名)○○株式会社 
(相手の名前) 田中次郎様

差出人の名前(裏書き)の書き方

差出人(自分の名前)の住所と氏名のことを「裏書き」と言います。
書き方は宛名面(表書き)よりもひとまわり小さな文字で、横書きの場合は下3分の1のスペースにおさまるように、縦書きの場合は封筒を貼り合わせている継ぎ目の右側に住所、左側に氏名を書きます。

封筒はノリを使います。テープは避けましょう。

まとめ

手紙のマナーは慣れないと戸惑うことが多いかも知れませんが、ビジネスシーンではよく出てきます。
正しい書き方を知っておけば、いざというときに困



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